メールの返信する際に、相手の文章を確認しながら文章を作成した経験はないでしょうか。

日時を打診されている時などは、返信する際に相手の文章を間違って記載していないか心配になるものです。

ビジネスなどでメールの返信をする場合は、「引用」を使うと、内容の誤認識を避けられる上に、相手に対しても親切な返信になります。

この記事では、メールで使われるの引用の種類と、iPhoneのメールアプリ、Gmail、Outlookでできる引用の設定を解説しています。

目次

メールの引用とは、過去にやりとりをした内容を自分が返信するメールに記載する手法です。

引用をすることで、受信者が文章の詳細を確認するために、過去のメールを開く手間を省くことができるので、ビジネスのマナーとしても覚えておくと良いでしょう。

また、メールの引用には、過去のメールの文章を全て引用する「全文引用」と、必要な所だけを引用する「一部引用」があります。

詳しくは後述していますが、相手の質問に答えるような形のメールでは、部分引用をすることでスッキリしたメールを作成できるでしょう。

ここからは先述した「全文引用」と「一部引用」の特徴をご紹介します。

全文引用とは、相手のメールを全て引用して返信する方法です。

また、返信するメールだけでなく、今までの一連のやり取りが引用される方法も全文引用です。

使用しているメールソフトやメーラーによっては、全文引用がデフォルトで設定されているものもあります。

Gmailの場合は、以下の画像のようにグレーの線で返信元の文章が引用されています。

全文引用は、契約などの齟齬や認識の食い違いがあってはいけないやり取りで便利です。

一方で、全文引用をすることでメールが長くなってしまうデメリットもあります。

また、返信する内容が複数ある場合などは、全体引用をすることで返答が分かりにくくなってしまう可能性もあります。

返信しなければいけない内容がいくつかある場合などは、後述する一部引用を活用しましょう。

引用をする際は相手の文章に誤字を見つけても、そのまま引用しなければいけないというルールがあるのも覚えておきましょう。

一部引用は、返信するメールの文章の一部を自分のメールに記載する方法です。

引用する際は全文引用と同じく、相手の文章を修正して使うのはマナー違反です。

各メールソフトによって引用を表す記載の方法は異なりますが、一般的には「＞」や「＞＞」を使って、引用した文章と自分の文章を区別します。

送信するメールに相手の文章を引用し回答する形式のことを「インライン形式」と呼び、「＞」などの記号はインデント記号と言います。

全文引用と比較して、メールが短くなることや、視覚的に分かりやすいメールを作成できるのが一部引用を使うメリットです。

ただし、引用部分の切り取り方によっては、相手が返信して欲しい部分への返信ができない場合もあるので注意が必要です。

また、ビジネスで一部引用やインライン形式の返信をする場合は、相手に一言お詫びをしておくのがマナーなので、後述する例文を参考にしましょう。

インラインに関する情報は「メールの「インライン」の正しい使い方と注意点を解説します」の記事にもまとめてあるので、ぜひご確認ください。

ここからは、例にあげたメールに引用を使って返信する際の例文をご紹介したいと思います。

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